Ein Beschluss kann auch ohne Versammlung, nämlich im sogenannten Umlaufverfahren, gefasst werden. Nach wie vor müssen grundsätzlich alle Wohnungseigentümer zustimmen. Allerdings entfällt nunmehr das Schriftformerfordernis (Originalunterschrift in Briefform); die Einhaltung der Textform (z. B. E-Mail, Messenger-Nachricht, SMS, Internetportal, Telefax etc.) ist ausreichend. Die Zustimmung kann also z. B. per Email erteilt werden.
Anforderungen an die Zustimmung in Textform:
Person, die Zustimmung erteilt, muss erkennbar sein/benannt werden
Inhalt muss lesbar und eindeutig sein
Abgabe auf dauerhaften Datenträger – alles, was dauerhaft gespeichert werden kann
Neu: Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass bei einem folgenden Umlaufbeschluss zu einem einzelnen Gegenstand ein Mehrheitsbeschluss ausreichend sein soll.
§ 23 Abs. 4 S. 3 WEG
Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss schriftlich erklären. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.
Beispiel: Auf der Wohnungseigentümerversammlung sollte die Balkonsanierung und deren Kostenverteilung beschlossen werden. Zum Zeitpunkt der Versammlung liegen jedoch noch nicht sämtliche Kostenangebote vor. Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass die Beauftragung eines bauausführenden Unternehmens zu einem späteren Zeitpunkt im Umlaufverfahren (Textform) durchgeführt wird und ein Mehrheitsbeschluss hierzu ausreichen soll.